SEKRETARIATAN (makalah)

B A B   I

P E N D A H U L U A N

1.1       Latar Belakang

Kemajuan di bidang tehnologi perkantoran telah membawa dampak perubahan yang sangat besar dan pesat terhadap proses dan prosedur kerja perkantoran pada umumnya dan bidang kesekretarisan pada khususnya. Hal ini merupakan tantangan yang harus dijawab secara tepat, baik oleh dunia pendidikan maupun para praktisi perkantoran itu sendiri.

Menyadari pentingnya pekerjaan kantor dan kesekretarisan sebagai urat nadi organisasi dan pusat informasi manajemen ,maka kerjasama yang harmonis dan dinamis dalam mengejar tercapainya tujuan-tujuan perusahaan dan cita-cita segenap karyawan perlu adanya azas-azas yaitu, Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, Simplifikasi.

Pekerjaan kantor dan kesekretarisan dari waktu ke waktu berkembang dan berubah dengan pesatnya. Sejalan dengan kemajuan dan perubahan yang dibawa oleh ilmu pengetahuan dan tehnologi, tentunya membawa beberapa perubahan terhadap pekerjaan kantor kesekretarisan. Dengan adanya kemajuan yang dimaksud, karena kemajuan tehnologi ,

1.2       Rumusan Masalah;

            1.2.1   Menjelaskan etika seorang sekretaris profesional

            1.2.2   Menjelaskan profesi yg menyangkut syarat2, ciri2 dan ketentuan yg

                      harus dipenuhi seorang sekretaris

            1.2.3   Menjelaskan cara kerja sekretaris yg efisien dan efektif?

            1.2.4   Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai

                      efektivitas kantor. Apa saja yg perlu di lakukan?

            1.2.5   Menjabarkan apa saja yg mempengaruhi efisiensi kerja sekretaris?

            1.2.6   Mengapa sekretaris bekerja secara harmonis dengan pimpinan?

            1.2.7   Apa maksud bahwa sekretaris bekerja sebagai STAFF

                     PARIPURNA?

1.3       Tujuan Makalah ini yaitu :

            Menjelaskan tentang kesekertarian kepada para pembaca, agar dalam dalam dunia nyata dan langsung terjun kelapangan, para pembaca tidak kebingungan dan telah memiliki bekal dalam menghadapi langsung tantangan dalam bekerja sebagai profesi kesekertariatan dalam dunia usaha, lembaga, maupun perkantoran, dimana dalam penjelasan disini menerangkan tentang cara kerja seorang sekertaris, etika, syarat-syarat, ciri-ciri, ketentuan ketentuan, efisiensi, efektifitas serta keharmonisan seorang sekertaris dengan pimpinannya dalam menjalankan tugasnya dalam pekerjaannya secara professional dan bertanggung jawab serta mawas diri dalam menghadapi segala tantangan yang dihadapi seorang sekertaris.

B A B   II

P E M B A H A S A N

2.1.      Etika seorang sekretaris professional

            Etika sekretaris dan profesional kantor adalah prinsip-prinsip moral yang berhubungan dengan pekerjaan yang mana Anda akan terikat olehnya. Persyaratan ini secara otomatis dibawa ketika Anda menerima posisi sebagai sekretaris atau profesional kantor dan Anda diharapkan untuk selalu menegakkan/mempertahankannya setiap saat. Anda benar-benar mengambil Sumpah Sekretaris ketika Anda menjadi seorang sekretaris.

Etika – 1

Kerahasiaan - Selalu menjaga informasi pribadi dan rahasia tentang perusahaan di mana Anda bekerja dan para kliennya. Jangan pernah mengulangi informasi yang sensitif bahkan jika Anda berada dalam sebuah diskusi di mana setiap orang bertanya-tanya apa yang sedang terjadi dan Anda mengetahui. Jadilah orang yang selalu dapat dipercaya.

Etika – 2

Kejujuran - Jangan mengambil pengakuan untuk sesuatu yang tidak Anda lakukan dan jangan biarkan seseorang menikmati pengakuan atas sesuatu yang telah Anda lakukan! Selalu mengatakan yang sebenarnya. Percayalah, Anda akan lebih dipercaya oleh pimpinan dan para rekan kerja Anda.
Etika – 3

Kesetiaan - Selalu setia kepada atasan Anda dan perusahaan. Jangan pernah mengkhianati mereka. Akan tetapi, atasan Anda juga harus membuktikan kepada Anda bahwa dia layak atas kesetiaan Anda. Jangan terjebak dengan gosip kantor. Jika Anda menampilkan loyalitas/kesetiaan Anda, niscaya Anda menerima yang sama sebagai balasannya.

Etika – 4

Dapat dipercaya/diandalkan - Tunjukkan bahwa Anda dapat diandalkan. Jadilah tepat waktu setiap saat dalam hal pekerjaan dan rapat, dan ingat, selalu membawa dokumentasi yan grelevan bersama Anda pada setiap pertemuan/rapat. Pastikan setiap tugas yang diberikan selesai tepat waktu dan merupakan yang terbaik dari kemampuan Anda.

Etika – 5

Bertanggung jawab - Buktikan Anda bertanggung jawab dengan menetapkan prioritas dan melaksanakan tugas dengan tepat waktu. Selalu penuhi tenggat waktu ketika diberikan. Pimpinan Anda menempatkan rasa percaya dirinya kepada Anda. Tulis sendiri 'to do list' Anda - bahkan juka prioritas berubah 10 kali sehari. Jangan mendelegasikan pekerjaan jika tidah dapat diselesaikan seefisien dan seakurat jika Anda yang mengerjakan. Jangan melupakan begitu saja pekerjaan yang didelegasikan hanya karena orang lain yang melakukannya.
Etika – 6

Bekerja tanpa pengawasan - Selalu menjaga pekerjaan Anda up to date dan jadialh produktif. Penuhi tenggat waktu. Prioritas dan prioritas. Setiap hari tulislah daftar tugas yang Anda perlu lakukan untuk memastikan tidak ada yang terabaikan dan semuanya dalam urutan prioritas.

Etika – 7

Bekerja sama - Selalu membantu dan berbagi keahlian Anda kepada kolega Anda di mana pun itu memungkinkan. Selalu dengan senang hati melaksanakan tugas yang dimintakan kepada Anda . . . namun tahu pula kapan harus berkata 'Tidak' secara lembut dan jelaskan mengapa Anda tidak dapat melakukan tugas yang dimintakan kepada Anda. Jangan membebani diri sendiri. Saat ini telah semakin populer di tempat kerja yan g menganjurkan sekretaris untuk turut berperan dalam pelatihan (training) di dalam organisasi mereka.

Etika – 8

Fleksibilitas - Jika pada suatu hari di jam 5 sore pimpinan Anda memerlukan laporan penting yang diketik dan difex segera - lakukanlah! Pekerjaan terbaik adalah di mana Anda memiliki persiapan untuk 'give and take'

Etika – 9

Punya banyak kecakapan - Pelajari sebanyak mungkin tentang program komputer dan posisi lain dalam organisasi. Anda mungkin memerlukan pengetahuan ini ketika Anda melamar untuk kenaikan posisi di dalam perusahaan. Hal ini juga terutama sekali sangat berguna sebagaimana Andalah orang yang harus menunjukkan pimpinan cara menggunakan beberapa program komputer. Seperti yang dikatakan di atas, Anda bisa saja diminta untuk ambil peran dalam pelatihan jika Anda sudah terbiasa mengoperasikan program-program tersebut.

Etika – 10

Penyuapan - Jangan tergoda untuk menerima hadiah atau pemberian dari klien internal, kalau - kalau ada alasan yang mendasari. Selalu ikuti kebijakan dan prosedur perusahaan tempat Anda bekerja. Anda akan sangat jarang mendapat sesuatu secara gratis - biasanya akan selalu ada yang Dipertukarkan atau diperdagangkan dibaliknya

2.2       Etika profesi yg menyangkut syarat syarat, ciri ciri dan ketentuan yg

harus dipenuhi seorang sekretaris

Syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti halhal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan,dan sebagainya

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dll. Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan haruslah memiliki bekal ilmu pengetahuan baik melalui pendidikan maupun dari kursus yang pernah diikutinya. Perusahaan menuntut memiliki sekretaris yang menguasai IPTEK dan memiliki skill kusus serta berwawasan luas. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan, yaitu :

1. Memiliki skill kusus dibidang tertentu yang bisa menunjang pekerjaannya. Misalnya menguasai komputerisasi baik software maupun hardware.
2. Menguasai beberapa bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
3. Memiliki pendidikan formal berhubungan dengan pekerjaannya.
4. Cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, tanpa menunggu perintah dari atasan.
5. Disiplin dalam berbagai kegiatan atau rutinitas pekerjaannya.
6. Berwawasan luas.
7. Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi.
8. Berpenampilan menarik, sopan dan rapi (tidak menggunakan asesoris yang berlebihan).

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya.Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :
1. Keterampilan berkomunikasi

2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi

3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

4. Mampu bekerja sama dalam kelompok

5. Memiliki Human Relation skills

6. Mempunyai komitmen pada tugas

7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini,
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok

    organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan

    perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia & bahasa asing

2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan

    perkembangan dunia usaha/bisnis

3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab

ciri ciri sekertaris

Seorang Sekretaris Profesional memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepatmenyerah, berpenampilan baik, jujur,loyal, pandai berbicara, sopandan bisa menjaga image perusahannya.

2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segalasesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yangberkaitan dengan aktivitas organisasi.

3. Special knowledge.Memiliki pengetahuan yang berkaitan khususdengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari sepertimenerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agendapimpinan dll/Pada era teknologi informasi global sekarang ini akan lebih bagus lagibila seorang sekretaris mampu memiliki pengetahuan dan ketrampilandalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, khususnya bagiperusahaan skala kecil hingga menengah yang mempunyai banyak kantoratau cabang di berbagai negara bahkan di belahan dunia yang lain. Saat ini telah ada sebuah aplikasi Human Resource Management yangsangat mudah dipelajari dan digunakan, yaitu OrangeHRM. Seorang sekretaris yang terampil juga dalam mengelola informasi sumber dayamanusia akan memberikan manfaat dan efisiensi yang besar bagi perusahaan

2.3       Cara kerja sekretaris yg efisien dan efektif

Seorang sekretaris harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif.

Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan.

2.4       Yang Harus dilakukan sekretaris agar dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas kantor.

Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas kantor, maka ia perlu:

- Memperlajari seluk beluk perusahaan.

- Mempelajari pekerjaan.

- Menjalankan rencana kerja yang fleksibel.

- Mengelola perkerjaan kecil.

Setiap sekretaris membutuhkan 4 buah buku untuk keperluan:

- Buku catatan telpon

- Buku blocknote untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan.

- Buku dikte untuk mencatat instruksi dari pimpinan.

- Buku things to do yg merupakan kalender perencanaan & pelaksanaan kerja.

Petunjuk untuk mempersiapkan perencanaan kerja harian:

- Pelajari file dan buat pemisahan antara hal penting yang perlu didahulukan

  pimpinan.

- Menggabungkan jadwal perjanjian pimpinan dgn jadwal perjanjian sekretaris.

- Memeriksa masalah yang ada dalam buku catatan steno dan memberi tanda

  dengan bolpint tugas yang sudah maupun yang belum. Buat ringkasan yang

  belum beres dan catat dalam buku things to do.

- Memeriksa buku telpon dan mengerjakan tugs yg ada dalam buku things to do.

- Mengetik kegiatan esok pimpinan.

- Memeriksa perlengkapan kantor dan mengunci filling cabinet agar aman.

- Membereskan meja, letakkan segala sesuatu pada tempatnya.

2.5       Hal yang mempengaruhi efisiensi kerja sekretaris

a. Masalah Umum

1.    Ketika pimpinan diluar kota dan ada jadwal atau janji baru yang ditulis

pimpinan di buku agendanya sendiri, dan janji tersebut belum sekretaris catat di agendanya sedangkan janji tersebut dilakukan esok hari.

      2. Banyak jadwal atau janji yang harus diatur sekretaris.

      3. Sekretaris belum meng-up date pengetahuannya tentang teknologi karena

          sibuk dengan kegiatan kantor.

      4. Catatan yang kurang lengkap.

      5. Ketika pimpinan lebih banyak melakukan tugas atau temu di luar kantor,

          sekretaris mengambil alih semua sendiri dengan pantauan pimpinan

          melalui telephon.

      6. Pimpinan sering rapat diluar kota dalam jangka waktu lebih dari 2 hari.

          Sehingga komunikasi pimpinan dan sekretaris menjadi tidak lancar.

b.  Masalah Khusus

    1. Beban kerja yang berat sehingga membuat stress.

    2. Sekretaris memiliki keterbatasan dalam menghadapi perubahan dan

        perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas

        organisasi.

    3. Sulit memahami keinginan pimpinan yang memiliki watak tidak konsisten.

    4. Ketidakcocokan gaya kerja bila pimpinan suka menunda kerja.

    5. Mendapat kritik yang “tidak benar”.

    6. Menjadi teman diskusi “masalah pribadi” pimpinan.

2.6       Hubungan sekretaris yang harmonis dengan  pimpinan

        Yang dimaksud dengan hubungan kerja antara sekertaris dengan pimpinan

     1. Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangi pimpinan,

         a. Sekretaris harus menyesuaikan diri dengan pimpinan.

         b. Sekretaris harus bisa mengantisipasi kebutuhan pimpinan dan

             bagaimana reaksi pimpinan.

         c. Sekretaris harus menyimak & mencoba menangkap komentar pimpinan.

     2. Cara menginterupsi pimpinan:

         a. Jangan membiasakan diri menginterupsi pimpinan.

         b. Mengumpulkan dulu materi pertanyaan dan pesan-pesan untuk

             pimpinan lalu menginterupsi dengan baik.

         c. Bila terpaksa menginterupsi pada saat rapat, maka langsung masuk dan

             menulis pesan pada secarik kertas.

     3. Menyarankan suatu ide pada pimpinan:

         a. Menyampaikan pendapatnya secara teratur.

         b. Jangan memberi ide bila tidak diminta.

         c. Jangan menyatakan setuju karena keterpaksaan.

     4. Menyampaikan cara kerja efisien pada pimpinan:

         a. Lebih diutamakan saran yang baik.

         b. Disampaikan pada saat yang tepat, saat pimpinan sedang santai.

         c. Pimpinan yang harus membuat keputusan.

     5. Memperbaiki kesalahan pimpinan, dapat dilakukan dengan:

         a. Bila masalahnya kecil, langsung diperbaiki dengan halus.

         b. Bila masalah / kesalahannya besar, harus dikonsultasikan dgn pimpinan.

     6. Mendapat tugas yang belum diketahui cara mengerjakannya, maka:

         a. Jangan menolak dan jangan mengesankan seolah-olah mampu (jangan

             berkata “Saya tidak tahu”, tapi katakan “Saya belum pernah

             mengerjakannya, tapi saya akan berupaya mengerjakan tugas tersebut).

         b. Mencari tahu cara mengerjakan tugas tersebut.

     7. Menghadapi pimpinan yang gugup atau tidak sabar:

         a. Berusaha mengerjakan semua tugas segera walau tidak dibutuhkan

             seseorang.

         b. Cekatan tapi tenang.

         c. Bila dimarahi, jawablah dengan halus dan senyuman.

         d. Jangan ikut-ikutan gugup.

     8. Pimpinan yang sulit diajak kerjasama:

         a. Berusaha harus dapat menyesuaikan diri.

b. Selesaikan tugas sesuai dengan keinginan pimpinan.

c. Harus bisa mempelajari keinginan dan kesukaan pimpinan.

9. Pimpinan yang suka menunda pekerjaan:

a. Sekretaris harus mencari kesempatan untuk mendiskusikan dengan pimpinan.

10. Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan:

a. Boleh akrab dengan pimpinan tapi sebatas kerjaan saja.

b. Sebaiknya tidak membicarakan masalah pribadi dengan pimpinan.

11. Menerima kritik yang benar:

a. Jangan berkecil hati menerima kritikan.

b. Jangan segan-segan meminta maaf dan bersedia memperbaiki diri.

12. Mendapat kritik yang tidak benar (pimpinan menuduh sekretaeis membuat 

      suatu kesalahan yang pimpinan buat sendiri)

a. Diterima dengan senang hati dan jangan mendendam, karena mungkin

    pimpinan berusaha melindungi reputasinya.

b. Jika memang benar tidak melakukan kesalahan, maka sampaikan dgn benar.

2.7       Sekretaris bekerja sebagai staff paripurna

Seorang sekertaris dapat bekerja sebagai staff paripurna sebagai pendukung kegiatan manajemen agar dapat bekerja efisien dan efektif dan memberikan pemikiran serta saran kepada pihak manajemen agar dapat mendukung dan mensukseskan proses pekerjaan atau perencanaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Prinsip-prinsip pekerjaan staff paripurna:

a. Bertanggungjawab menyelesaikan masalah. Sekretaris tidak boleh gampang

    menyerah, bila mendapat tugas incidental maka ia harus berusaha mencari

    jalan keluar semaksimal mungkin.

b. Tidak mengembalikan masalah yang tidak bisa diselesaikan, berusaha terus

    mencari jalan keluarnya.

c. Tidak bertanya terlalu sering dan terlalu detail tentang bagaimana mengatasi

    masalah tersebut. Bertanyalah secara global.

d. Menyampaikan hasil pekerjaan paripurna (completed), jangan memberikan

    hasil yang tidak maksimal.

e. Menyampaikan saran dengan alternatif. Berikan saran beserta alternative dan

    kekurangan serta kelebihannya agar pimpinan mudah memberi keputusan.

B A B   III

P E N U T U P

                                                3.1       Kesimpulan

Untuk menjadi sekertaris professional setidaknya dibutuhkan criteria sebagai berikut

1. Menampilkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Dan yang terpenting adalah rasa tanggung jawab dan bisa memegang rahasia dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya, serta mampu memberikan hasil yang baik dari pekerjaan yang sedang diemban, juga tidak bisa kita ungkiri bahwa sekertaris memang harus memiliki karakteristik yang khas dan memiliki kepribadian yang khusus dan telaten dalam menjalankan profesinya demi mencapai tujuan serta keberhasilan pemimpinnya

DAFTAR PUSTAKA

1.    http://www.roroadityanovi.blogspot.com/

2.     http://www.scribd.com/doc/29588986/KESEKRETARISAN

3.    http://elqorni.wordpress.com/2008/04/24/costumer-service-cara-efektif-memuaskan-pelanggan/

4.    http://www.pmbs.ac.id/index.php

5.    http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/