1. PENGERTIAN SEKRETARIS.
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin secretum yang berarti rahasia (artinya seorang sekretaris dituntut mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya). Kata ini juga dikenal dalam bahasa belanda secretaries, dan dalam bahasa inggrisnya secretary. Dari pengertian ini seorang sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Dalam perkembangannya kata sekretaris mengandung pengertian yang jauh lebih luas.
Beberapa definisi sekretaris adalah :
1. Seorang sekretaris adalah seorang professional. Sebagai professional, seorang sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
2. Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggungjawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup tugasnya (Profesional Secretaries International).
Kedudukan, wewenang dan tanggungjawab seorang sekretaris perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor:
a. Besar kecilnya perusahaan atau organisasi
b. Sifat perusahaan atau organisasi
c. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris
d. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris.
e. Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul tanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya.
2. JENIS-JENIS JABATAN SEKRETARIS.
Pengelompokan sekretaris berdasarkan luas lingkup tanggungjawab:
a. Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintahan. Tugasnya adalah:
- Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.
- Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.
- Actuating = membuat keputusan.
- Directing = pengarahan.
- Coordination = koordinasi.
- Controlling = pengendalian.
Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1, sekretaris jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan.
b. Sekretaris pimpinan (private secretary), tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Ciri-cirinya:
- Tidak mempunyai anak buah.
- Tidak punya wewenang untuk membuat keputusan.
- Bertugas hanya meringankan beban pimpinannya, dan tidak fokus untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat kedinasan.
- Bekerja hanya untuk satu pimpinan saja.
c. Sekretaris pribadi (personal secretary),adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukan pegawai atau staf dari perusahaan, dia diangkat dan digaji secara perseorangan.
Pengelompokan sekretaris berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja:
a. Sekretaris Junior, adalah sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai sekretaris.
Ciri-cirinya:
- Biasanya belum berpengalaman.
- Masih memerlukan bimbingan.
- Biasanya adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah.
- Umumnya ditempatkan sebagai asisten sekretaris senior agar dapat belajar.
b. Sekretaris Senior, adalah sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik karena telah berpengalaman kerja. Ciri-cirinya:
- Biasanya telah memiliki inisiatif.
- Mampu bekerja mandiri.
- Mampu mengatur pekerjaan yang sesuai prosedur.
- Lingkup tugas dan tanggung jawab yang luas serta membutuhkan penangan informasi yang kompleks.
- Dapat ditempatkan sebagai asisten top manager.
Pengelompokan sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaannya.
Sekretaris yang berkonsentrasi di suatu bidang seperti bidang hukum, medis, teknik, akuntansi dsb.
a. The Legal Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang hukum).
Sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara dan notaris. Ia tidak harus ahli hukum tapi cuma sebatas membantu pimpinannya yang ahli hukum, tidak menutup kemungkinan ia lulusan sarjana hukum. Tugasnya: menyusun surat perjanjian, akte, surat kontrak dsb.
b. The Medical Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang medis).
Sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Ia hanya membantu kesekretariatan medis, bukanlah ahli medis tapi ada kemungkinan ia memiliki latar belakang sebagai paramedis yang mempelajari pendidikan kesekretariatan.
c. The Technical Secretary, (sekretaris yang berkonsultasi di bidang teknik).
Sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Tugas subtantifnya di bidang teknik arsitek dan teknik social.
d. The Accounting Secretary, (sekretaris yang berkonsentrasi di bidang akuntansi). Sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sangat baik apabila ia menguasai pengetahuan dasar-dasar akuntansi untuk memudahkan ia bekerjasama dengan pimpinan ataupun keperluan korespondensi.
3. FUNGSI SEKRETARIS
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
a. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dengan mengambil alih tugas detail pimpinan, menyampaikan keputusan pimpinan kepada pejabat lain.
b. Menangani informasi untuk pimpinan dengan cara mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi.
c. Menjadi jembatan penghubung, artinya sekretaris harus membina dan memelihara hubungan kerja dengan pimpinan.
Fungsi sekretaris tidak hanya pada fungsi manajerial maupun sosial:
a. Sekretaris harus mengingatkan pimpinan apabila ada janji dengan mitra kerjanya dengan tujuan menjaga reputasi pimpinannya.
b. Sekretaris mengingatkan pimpinan untuk mengirim ucapan selamat atau duka cita pada rekan kerja dan mitra kerjanya.
c. Sekretaris membantu pimpinan berdasarkan informasi yang diterimanya. Syarat informasi relevan, mutakhir dan benar.
d. Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan.
Fungsi sekretaris dalam kantor:
a. Mengumpulkan informasi.
b. Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.
c. Pencatatan informasi.
d. Memproses dan menterjemahkan informasi.
e. Menyalurkan informasi.
f. Melindungi dan mengamankan semua dokumen penting dari kejahatan dan api.
4. KEUNTUNGAN BEKERJA SEBAGAI SEKRETARIS
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.
Menjadi sekretaris pimpinan memberikan banyak manfaat bagi sekretaris. Sekretaris dapat belajar banyak dari pimpinan tentang gaya kepemimpinan, gaya manajemen, cara mengelola bisnis dan lainnya. Beberapa keuntungan menjadi sekretaris adalah:
a. Keanekaragaman Tugas
Pekerjaan sekretaris sangat bervariasi, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:
- Tugas Administrasi:
• Korespondensi,
• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan,
• Mengurus surat masuk dan surat keluar,
• Travel Arrangements,
• Organize meeting, Making appointments,
• Handling all confidential matters.
- Tugas Receptionist:
• Menerima dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon,
• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan,
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan,
- Tugas Keuangan:
• Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank,
• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan,
• Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash),
• Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
- Lain-lain:
• Personal matters,
• Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya,
• Menterjemahkan,
• General Affair duties, Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Keanekaragaman pekerjaan sekretaris membuat pekerjaan sekretaris tidak membosankan.
b. Penghasilan Memadai.
Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Karena itulah pada umumnya sekretaris mendapatkan gaji yang cukup menarik dibandingkan dengan profesi lain.
c. Menambah Keterampilan dan Keahlian.
Menjadi sekretaris akan menambah keterampilan dan keahlian yang dapat menunjang pekerjaannya keterampilan dan keahlian tersebut meliputi:
- Mampu menyusun laporan dan berkorespondensi,
- Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya,
- Teknik tata penyimpanan arsip,
- Teknik berkomunikasi dengan telepon,
- Menulis cepat dengan steno, Teknik mengetik surat
d. Promosi.
Posisi sekretaris tidak pernah berakhir. Banyak sekretaris handal yang berhasil meraih posisi menjadi manager, semua ini berkat kedekatan tugas sekretaris dengan pimpinannya sehingga ia dapat meminta ilmu dan pengalaman dari pimpinannya. Pimpinan yang mengetahui ketangkasan sekretarisnya tentu akan mendelegasikan wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas bersifat manajerial kepada sekretarisnya, dengan catatan sekretaris mampu melaksanakannya. Seringkali sekretaris bertindak sebagai supervisor dan mengatur pekerjaan orang lain.
e. Pentingnya Sekretaris.
- Sekretaris turut memberi andil bagi keberhasilan tugas pimpinan dan organisasi secara keseluruhan sehingga akan mendapatkan kepuasan dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.
- Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
- Sekretaris profesional startegis dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
- Sekretaris profesional teknis dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
- Sekretaris profesional pendukung dapat memberikan contoh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing).
5. SEKRETARIS PRIA
Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya.
Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan.
Jabatan sekretaris tidak mutlak untuk kaum wanita, walaupun dalam keseharian terlihat mayoritas posisi sekretaris diisi wanita. Untuk organisasi atau perusahaan tertentu lebih cenderung memilih sekretaris pria, seperti perusahaan pertambangan, perkebunan, pengangkutan, mesin dan alat-alat berat serta pemerintahan. Alasan perusahaan atau organisasi tertentu memilih sekretaris pria adalah:
a. Pimpinan sering ke luar kota sehingga lebih tepat didampingi sekretaris pria.
b. Sekretaris sering ditugaskan ke luar kota.
c. Mayoritas karyawannya pria sehingga lebih cocok dan aman apabila sekretarisnya pria.
d. Aktivitas pimpinan seringkali berlangsung hingga larut malam.
e. Pria lebih memakai rasio dibandingkan wanita yang lebih mengutamakan emosi.
Kebanyakan kaum pria berambisi meniti karier ke puncak (top excecutive), sehingga mereka seringkali menjadikan posisi sekretarisnya sebagai ajang latihan untuk belajar menjadi pemimpin. Karena kedekatan posisinya dengan pimpinan memungkinkan ia menimba berbagai macam pengetahuan seperti mengatur bawahan, problem solving dan decision making. Bagi pimpinan yang memperhatikan jenjang kerier, cenderung untuk menawarkan lowongan jabatan yang lebih tinggi kepada sekretarisnya, karena:
a. Sudah mengenal kemampuan, sifat dan kepribadiannya.
b. Sudah mengetahui prosedur kerja, budaya dan seluk beluk perusahaan itu.
c. Akan meningkatkan semangat kerja karyawan yang lain, karena promosi jabatan diisi karyawan karier, bukan orang dari luar.
6. HUBUNGAN SEKRETARIS DAN KANTOR
Istilah kantor tidak ada sangkut pautnya dengan besar atau kecilnya suatu usaha perusahaan atau organisasi. Kantor adalah tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, menyortir, mengklasifikasikan, mencatat, memproses, menterjemahkan, menyalurkan sampai melindungi dan mengamankan.
Fungsi kantor adalah memberikan pelayanan terhadap suatu unit usaha ataupun terhadap organisasi atau perusahaan secara keseluruhan. Pelayanan di dalam kantor adalah menyelesaikan fungsi-fungsi berikut:
a. Mengumpulkan informasi.
Kantor menjadi pusat mengalirnya informasi dari berbagai macam sumber melalui berbagai macam media komunikasi.
b. Menyortir dan mengklasifikasikan informasi.
Informasi yang masuk harus disortir dan dipilah-pilah untuk mengetahui mana yang berharga dan mana yang tidak atau kurang berguna.
c. Pencatatan informasi.
Sangat penting mencatat informasi yang penting.
d. Memproses dan menterjemahkan informasi.
Informasi yang rumit berupa statistik, input komputer, sebaiknya ditransfer menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami.
e. Menyalurkan informasi.
Menyampaikan informasi yang akurat kepada pihak-pihak yang memerlukannya melalui media komunikasi yang tepat (telepon, surat, fax). Menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif
f. Melindungi dan mengamankan:
Demi kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi, maka perlu menyimpan, melindungi, dan mengamankan semua dokuman penting, baik dari kejahatan maupun api.
Jadi seorang sekretaris melaksanakan fungsi kantor dan dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.
7. CARA KERJA SEKRETARIS
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
- Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris.
- Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya.
- Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi.
- Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain.
- Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.
Peran dan wewenang sekretaris banyak sekali yang harus dilaksanakan karena merupakan tugas bagi sekretaris itu sendiri, dimana sekretaris harus menjalankan sepenuhnya akan wewenang dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu seorang sekretaris professional memiliki cara kerja yang bagus, diantaranya adalah:
1. Bekerja dengan efisien dan efektif.
Seorang yang bekerja secara efisien akan mencari cara yang:
Terhemat : menyangkut pemakaian biaya, bahan.
Tercepat : menyangkut waktu.
Termudah : menyangkut cara kerja.
Teringan : menyangkut tenaga.
Tersingkat : menyangkut jarak.
Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas kantor, maka ia perlu:
- Memperlajari seluk beluk perusahaan.
- Mempelajari pekerjaan.
- Menjalankan rencana kerja yang fleksibel.
- Mengelola perkerjaan kecil.
Setiap sekretaris membutuhkan 4 buah buku untuk keperluan:
- Buku catatan telpon
- Buku blocknote untuk mencatat hal-hal yang harus dikerjakan.
- Buku dikte untuk mencatat instruksi dari pimpinan.
- Buku things to do yang merupakan kalender perencanaan dan pelaksanaan kerja.
Petunjuk untuk mempersiapkan perencanaan kerja harian:
- Pelajari file dan buat pemisahan antara hal penting yang perlu didahulukan pimpinan.
- Menggabungkan jadwal perjanjian pimpinan dengan jadwal perjanjian sekretaris.
- Memeriksa masalah yang ada dalam buku catatan steno dan memberi tanda dengan bolpint tugas yang sudah maupun yang belum. Buat ringkasan yang belum beres dan catat dalam buku things to do.
- Memeriksa buku telpon dan mengerjakan tugas yang ada dalam buku things to do.
- Mengetik kegiatan esok pimpinan.
- Memeriksa perlengkapan kantor dan mengunci filling cabinet agar aman.
- Membereskan meja, letakkan segala sesuatu pada tempatnya.
2. Bekerja secara professional
Seorang sekretaris harus bekerja secara professional, artinya harus memiliki pengetahuan (knowledge) yang mendalam, ditunjang kemampuan (capability), disertai attitude/sikap, serta mampu mengatur emosinya, sehingga akan menjadi sorang sekretaris yang ramah(warm welcome), sopan santun (courtesy), tulus ikhlas (sincerely goodwill), dan bersahabat (friendliness). Ciri-ciri sekretaris professional adalah bersedia bekerjasama, tekun, positive thinking, cekatan, dinamis, loyal, setia,
bersemangat tinggi, dan dapat dipercaya.
Sekretaris dapat meningkatkan profesionalismenya dengan cara:
1. Meningkatkan kecerdasan mental.
a. Membangun rasa tanggungjawab.
b. Tidak individualis/egois
c. Memberi pelayanan dengan motivasi yang baik.
d. Sikap mandiri.
e. Berani mengambil resiko yang sudah diperhitungkan.
2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
a. Melalui pendidikan formal.
b. Melalui kursus dan pelatihan.
c. On the job training/magang.
3. Bekerja secara harmonis dengan pimpinan
Kesuksesan karier dan profesi sekretaris dapat diraih jika ia mengikuti petunjuk cara kerja yang harmonis dengan pimpinan, yaitu:
1. Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangi pimpinan, karena:
a. Sekretaris harus menyesuaikan diri dengan pimpinan.
b. Sekretaris harus bisa mengantisipasi kebutuhan pimpinan dan bagaimana reaksi pimpinan.
c. Sekretaris harus menyimak dan mencoba menangkap komentar pimpinan.
2. Cara menginterupsi pimpinan:
a. Jangan membiasakan diri menginterupsi pimpinan.
b. Mengumpulkan dulu materi pertanyaan dan pesan-pesan untuk pimpinan lalu menginterupsi dengan baik.
c. Bila terpaksa menginterupsi pada saat rapat, maka langsung masuk dan menulis pesan pada secarik kertas.
3. Menyarankan suatu ide pada pimpinan:
a. Menyampaikan pendapatnya secara teratur.
b. Jangan memberi ide bila tidak diminta.
c. Jangan menyatakan setuju karena keterpaksaan.
4. Menyampaikan cara kerja efisien pada pimpinan:
a. Lebih diutamakan saran yang baik.
b. Disampaikan pada saat yang tepat, saat pimpinan sedang santai.
c. Pimpinan yang harus membuat keputusan.
5. Memperbaiki kesalahan pimpinan, dapat dilakukan dengan:
a. Bila masalahnya kecil, langsung diperbaiki dengan halus.
b. Bila masalah atau kesalahannya besar, harus dikonsultasikan dengan pimpinan.
6. Mendapat tugas yang belum diketahui cara mengerjakannya, maka:
a. Jangan menolak dan jangan mengesankan seolah-olah mampu (jangan berkata “Saya tidak tahu”, tapi katakan “Saya belum pernah mengerjakannya, tapi saya akan berupaya mengerjakan tugas tersebut).
b. Mencari tahu cara mengerjakan tugas tersebut.
7. Menghadapi pimpinan yang gugup atau tidak sabar:
a. Berusaha mengerjakan semua tugas segera walau tidak dibutuhkan seseorang.
b. Cekatan tapi tenang.
c. Bila dimarahi, jawablah dengan halus dan senyuman.
d. Jangan ikut-ikutan gugup.
8. Pimpinan yang sulit diajak kerjasama:
a. Berusaha harus dapat menyesuaikan diri.
b. Selesaikan tugas sesuai dengan keinginan pimpinan.
c. Harus bisa mempelajari keinginan dan kesukaan pimpinan.
9. Pimpinan yang suka menunda pekerjaan:
a. Sekretaris harus mencari kesempatan untuk mendiskusikan dengan pimpinan.
10. Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan:
a. Boleh akrab dengan pimpinan tapi sebatas kerjaan saja.
b. Sebaiknya tidak membicarakan masalah pribadi dengan pimpinan.
11. Menerima kritik yang benar:
a. Jangan berkecil hati menerima kritikan.
b. Jangan segan-segan meminta maaf dan bersedia memperbaiki diri.
12. Mendapat kritik yang tidak benar (pimpinan menuduh sekretaeis membuat suatu kesalahan yang pimpinan buat sendiri)
a. Diterima dengan senang hati dan jangan mendendam, karena mungkin pimpinan berusaha melindungi reputasinya.
b. Jika memang benar tidak melakukan kesalahan, maka sampaikan dengan benar.
4. Bekerja sebagai staff paripurna.
Ciri utama staff paripurna:
a. Sebagai pendukung kegiatan manajemen agar dapat bekerja efisien dan efektif.
b. Pemberian ide, pemikiran dan saran tidak mengikat pada orang yang dibantunya saja.
c. Tugas atau pekerjaan yang diberikan diharapkan tuntas atau paripurna, artinya tidak mengandung kesalahan, tidak perlu dikoreksi dan lengkap dengan data pendukungnya.
Prinsip-prinsip pekerjaan staff paripurna:
a. Bertanggungjawab menyelesaikan masalah. Sekretaris tidak boleh gampang menyerah, bila mendapat tugas incidental maka ia harus berusaha mencari jalan keluar semaksimal mungkin.
b. Tidak mengembalikan masalah yang tidak bisa diselesaikan, berusaha terus mencari jalan keluarnya.
c. Tidak bertanya terlalu sering dan terlalu detail tentang bagaimana mengatasi masalah tersebut. Bertanyalah secara global.
d. Menyampaikan hasil pekerjaan paripurna (completed), jangan memberikan hasil yang tidak maksimal.
e. Menyampaikan saran dengan alternatif. Berikan saran beserta alternative dan kekurangan serta kelebihannya agar pimpinan mudah memberi keputusan.
8. PERSYARATAN MENJADI SEKRETARIS
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge, Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.
Selain itu, untuk menjadi sekretaris professional sebaiknya memenuhi persyaratan utama, yaitu memiliki kompentensi kerja sebagai sekretaris, artinya:
1. Menguasai seluk beluk kantor:
a. Budaya organisasi, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan.
b. Nama yang duduk dalam struktur organisasi.
c. Tata hubungan kerja antar individu maupun antar bagian.
2. Memiliki ilmu pengetahuan khusus/spesialisasi yang relevan dengan tugas kantor. Misalnya sekretaris yang bekerja di biro hukum, rumah sakit, air line dapat belajar dari buku, brosur, majalah, maupun kursus sehingga dapat mengerti hal-hal yang relevan dengan bidang pimpinannya.
3. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimak siaran media masa.
4. Menguasai bahasa Indonesia, bahasa inggris serta bahasa asing lainnya dengan baik dan benar, sesuai dengan kebutuhan perusahaan tempat sekretaris bekerja.
5. Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan seperti berkorespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, mengoperasikan mesin-mesin kantor, pelayanan tamu.
6. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris, yaitu simpatik, kharismatik, bersikap dewasa dalam berpikir dan bertindak, luwes dalam pergaulan, sabar, bersemangat tinggi, kreatif, inisiatif, tekun, pandai berbicara dan lain-lain.
9. TUGAS SEKRETARIS SECARA GARIS BESAR (PERKANTORAN, RESEPSIONIS, DAN KEUANGAN)
Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalah sikap yang harus dimiliki untuk menunjang karier. Apalagi bila ditambah dengan penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap tersebut berlaku untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin berhasil meniti karier. Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap positif, misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang dipercayakan dan berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi masalah.
Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul dalam perusahaan anda. Sikap mental terhadap setiap masalah yang timbul harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat teaga untuk dapat memecahkan masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan modal dasar untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugas-tugan yang sulit. Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar penilaian prestasi kerja. Tidak hanya sikap bersahabat dan menyenangkan serta pengetahuan tata krama dalam pergaulan saja, untuk menunjang karier, tetapi juga perlu pengembangan penampilan. Penampilan adalah sikap dalam bentuk pencerminan diri seseorang yang menimbulkan percaya diri yang simpatik.
TUGAS SEKRETARIS Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
a. Menurut wewenangnya.
- Tugas rutin, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan sesuai dengan job descriptionnya. Tugas rutin meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, mengerjakan filling (berkas), mengatur jadwal kegiatan pimpinan, mengelola petty cash (kas kecil).
- Tugas instruksi, yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi sekretaris hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas instruksi atau incidental meliputi mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruang rapat, serta menyiapkan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut), penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, mencari dan menyampaikan informasi pada perusahaan lain, “arrange schedule”.
- Tugas kreatif, yaitu tugas yang tidak termasuk rutin tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintahkan oleh pimpinan namun wajib dilaksanakn sekretaris. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas. Tugas kreatif meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan, mengikuti pelatihan pengembangan diri, membuat perencanaan kerja, mempelajari organisasi dan peraturan kerja serta budaya kerja perusahaan, membuat artikel untuk mengumpulkan informasi bagi perusahaan.
b. Menurut jenis tugasnya.
- Tugas administrasi perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
- Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
- Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan acara resmi kantor.
- Tugas keuangan. Meliputi menangani keuangan pribadi pimpinan dengan bank, membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan.
- Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi.
10. CARA MENANGANI SURAT MASUK
Kegiatan rutin sekretaris setiap hari adalah menangani surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan. Untuk itu setiap pagi sekretaris mengumpulkan semua surat masuk dan segera memprosesnya.
a. Memproses surat masuk (processing incoming mail)
Adapun tugas sekretaris dalam menangani surat-surat masuk meliputi:
- Menyeleksi surat yang ditujukan pada pimpinan.
- Mendistribusikan surat masuk yang telah diberi lembar disposisi untuk ditindaklanjuti oleh pejabat yang tertera dalam disposisi.
- Meneruskan surat yang telah ditandatangani pimpinan ke unit ekspedisi atau unit organisasi lain yang membuat surat tersebut.
Tahap-tahap menangani surat masuk:
- Mengklasifikasikan dan menyortir (Classifying and Sorting), dimana sekretaris harus menyortir surat-surat yang masuk. Dan sortiran tersebut dibagi menjadi:
1. Mengklasifikasikan .
a. Surat bisnis → surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan yang mewakili kepentingan perusahaan,
b. Surat pribadi → surat yang dibuat perorangan atau perusahaan yang ditujukan pada pimpinan selaku pribadi. Surat pribadi yang tidak boleh dibuka adalah tagihan premi asuransi, tagihan kartu kredit dan rekening bank pimpinan.
2. First sorting.
a. Surat penting/mendesak, yaitu surat yang memelukan tindakan segera dan biasanya ada cantuman “URGENT/PENTING”, jika tidak dicantumkan kata “penting atau urgent” maka bisa dilihat dari cara pengiriman apakah menggunakan sepecial mail services, first class mail, second class atau parcel post. Yang paling penting biasanya menggunakan sepecial mail services karena biayanya lebih mahal dibanding yang lain.
b. Surat biasa, yaitu surat yang mempunyai derajat kepentingan setelah surat penting.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang “hanya boleh dibuka” oleh orang yang dituju.
3. Second sorting, yaitu mengatur surat berdasarkan jenisnya.
a. Surat bisnis/dinas. Setelah diklasifikasikan dan first sorting, maka surat dikelompokkan menurut jenisnya.
b. Surat pribadi (surat pribadi yang sangat rahasia dan surat pribadi untuk pimpinan).
c. Bahan-bahan iklan. Surat-surat seperti ini biasanya memakai jasa pengiriman third class, dimana surat yang berisikan iklan ini memakai amplop yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warna.
- Membuka surat (Opening The Mail).
- Mengeluarkan dan memeriksa isi amplop (Removing And Inspecting Content).
- Membubuhkan stempel tanggal, dan waktu (Date Time Stamping).
- Membaca, menggaris bawahi, dan memberikan catatan kecil (Reading, Underlining and Annotating).
- Menyerahkan surat pada pimpinan (Presenting The Mail).
1. Posisi paling atas → surat yang sangat mendesak.
2. Posisi kedua → surat yang telah diberi kode A1.
3. Posisi ketiga → surat yang meminta perhatian orang lain.
4. Posisi keempat → surat yang dijawab oleh sekretaris.
5. Posisi paling bawah →surat yang tidak harus dijawab.
- Menangani paket, brosur, penerbitan dsb.
- Mendistribusikan surat.
Daily Mail Record
Tanggal Perihal Diberikan Tindak lanjut
Kepada Untuk
Circulation Slip
Selama pimpinan tidak ada ditempat, sekretaris harus tetap memproses surat masuk dengan cepat seperti saat pimpinan ada ditempat. Hanya saja sekretaris mendapat tugas tambahan yaitu membuatkan ringkasan dari semua surat penting dan menggarisbawahi surat-surat yang memerlukan penangan khusus.
Tindakan sekretaris menangani surat masuk, diantaranya:
1. Surat yang dapat dijawab dengan sekretaris dengan benar sesuai instruksi pimpinan.
2. Memberi surat pada pejabat pengganti yang telah ditunjuk pimpinan.
3. Menyimpankan surat untuk pimpinan yang sifatnya “pribadi”.
4. Surat-surat yang sifatnya “penting/urgent” dapat dikirim lewat fax.
5. Membalas surat yang dilaporkan melalui telpon.
6. Menyimpan surat menunggu sampai pimpinan kembali.
b. Menangani Surat Keluar (Outgoing Mail)
Sekretaris harus memahami betul cara menangani surat-surat ataupun paket yang akan dikirim. Pada perusahaan yang besar, umumnya memiliki bagian atau ruangan untuk menangani surat-surat/paket-paket. Dalam pembuatan surat keluar, setiap surat diberi nomer surat sesuai dengan urutan yang tercatat didalam buku agenda surat keluar.
Final Check Of Materials. Pemeriksaan kembali surat keluar.ü
ü Folding Letters (melipat surat). Ada 8 macam cara melipat surat, yaitu lipatan tunggal, lipatan ganda, lipatan sejajar, lipatan baku, lipatan baku rendah, lipatan akordion, lipatan akordion rendah, lipatan model perancis, lipatan model baron.
Cara pengiriman surat keluar.ü
1. Berdasarkan classes of mail → first class, second class, third class dan fourth class.
1. First class, → Surat, catatan pribadi, kartu pos dan cek.
2. Second class, → surat kabar dan jurnal berkala.
3. Third class dan → materi promosi, buku, catalog, edaran, bibit tanaman dan perdagangan.
4. Fourth class → Barang dagangan dan barang cetakan.
2. Special mail services → private courier services, express mail, registered mail, certified mail, insured mail, special delivery, special handling dan priority mail.
1. Private courier services → TIKI, DHL, Fed Ex.
2. Express mail, → Digunakan untuk mempercepat pengiriman. Pos Kilat, Pos Khusus.
3. Registered mail → cocok untuk mengirimkan dokumen penting dan barang berharga.
4. Certified mail → pengiriman yang memiliki bukti pengiriman.
5. Insured mail → pengiriman yang diasuransikan.
6. Special delivery→ pelayanan pengiriman yang lebih cepat.
7. Special handling → cocok untuk barang kelas 4.
8. Priority mail → pelayanan kelas satu.
3. Secara elektronik.
4. Petugas mengantar langsung ke perusahaan.
11. MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
Dalam menyusun jadwal kegiatan sekretaris harus bersikap fleksibel, artinya bila ada hal-hal yang mendesak dan sangat penting, maka harus didahulukan dengan cara merevisi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Sebagian besar dari jadwal kegiatan pimpinan adalah berupa janji bertemu dengan pihak lain. Usahakan agar tidak ada satupun janji yang terabaikan dan juga jangan sampai terjadi tumpang tindih atau tabrakan dalam waktu lama.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat jadwal perjanjian, yaitu:
1. Memberi tanda pertemuan mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dst.
2. Mancatat waktu atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap perjanjian.
3. Mengetahui kebiasaan pimpinan dalam bekerja.
4. Pembuatan jadwal harus disesuaikan dengan selera pimpinan.
5. Mengenal relasi dan teman pimpinan.
Cara mengatur jadwal perjanjian:
1. Usahakan hari senin tidak ada janji pertemuan. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan memiliki waktu untuk merencanakan kegiatan minggu ini dan menyelesaikan pekerjaan minggu lalu yang tertunda.
2. Hindari membuat jadwal perjanjian sehari setelah pimpinan baru datang dari bepergian beberapa hari.
3. Jangan membuat jadwal sehari saat pimpinan akan berangkat bepergian. Fokuskan pada keperluan dan perlengkapan untuk kunjungan tersebut.
4. Jangan membuat jadwal pertemuan yang memiliki prioritas yang sama tingginya dengan sebelumnya.
5. Jangan membuat janji pertemuan ditempat lain segera setelah pimpinan selesai rapat, agar pimpinan tidak tergesa-gesa.
6. Membuat jeda antara 10 sampai 15 menit diantara perjanjian, agar pimpinan dapat menandatangani berkas dan mempersiapkan rapat berikutnya.
7. Untuk janji temu pimpinan dengan rekan ditaruh pada jam-jam terakhir, agar bila pimpinan berhalangan hadir maka jadwalnya mudah dirubah.
8. Janji temu yang dilakukan diluar kota, sedapat mungkin diatur agar pimpinan dapat langsung pergi tanpa harus kembali ke kantor.
9. Perjanjian dengan waktu yang pendek dapat diingatkan langsung pada pimpinan dengan kata-kata yang taktis.
10. Perjanjian yang melalui telpon perlu dikonfirmasi pada pimpinan apakah jadwalnya memungkinkan.
11. Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan pada buku things to do today.
Ada beberapa macam-macam ukuran dan pilihan kalender untuk perjanjjian yang berguna bagi pimpinan dan sekretaris, yaitu berguna bagi pimpinan dan sekretaris, yaitu:
1. Satu halaman untuk setiap hari.
2. Satu halaman untuk setiap minggu.
3. Satu halaman untuk satu bulan.
Yang dimasukkan dalam kalender meliputi:
1. Perjanjian yang dibuat pimpinan.
2. Perjanjian yang dibuat sekretaris untuk pimpinan dari tamu yang datang maupun melalui telpon dan surat.
3. Undangan melalui surat atau memo.
Sekretaris harus berusaha memperoleh dua buah kalender kerja bulanan (satu halaman untuk setiap bulan), yang satu untuk pimpinan dan yang satu untuk sekretaris.
- Memanfaatkan kalender sebagai buku kerja dan memindahkan informasi yang sudah tetap ke kalender harian.
- Menjadwalkan pertemuan rutin yang setiap tahun dihadiri pimpinan. Konsultasikan pada pimpinan untuk menambah atau mengurangi kegiatan.
- Mencatat hari ulang tahun, ulang tahun perkawinan, jatuh tempo premi asuransi pimpinan, dll.
- Menanyakan pada pimpinan apakah pimpinan membuat perjanjian saat diluar kota, bila ada maka ditambahkan pada jadwal.
Untuk menunda perjanjian dapat dilakukan dengan:
- Menyampaikan dengan penuh penyesalan dan menawarkan untuk mengganti jadwal yang baru dan disampaikan lewat telpon.
- Apabila pimpinan sakit, maka sekretaris harus menunda perjanjian pimpinan. (hati-hati dengan karakter pimpinan, ada pimpinan yang tidak ingin diketahui bila dia sakit).
- Jika pimpinan sakit atau halangannya lama maka sekretaris konsultasi dengan pimpinan untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.
12. MASALAH UMUM YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalah sikap yang harus dimiliki untuk menunjang karier sekretaris. Apalagi bila ditambah dengan penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap tersebut berlaku untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin berhasil meniti karier. Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap positif, misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang dipercayakan dan berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi masalah.
Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul dalam perusahaan. Sikap mental terhadap setiap masalah yang timbul harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat tenaga untuk dapat memecahkan masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan modal dasar untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugas-tugan yang sulit. Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar penilaian prestasi kerja.
Walaupun tugas sekretaris adalah memecahkan permasalahan yang timbul di perusahaan, tetapi dalam pelaksanaannya seorang sekretaris pasti pernah mengalami suatu masalah. Masalah umum yang biasa dihadapi oleh sekretaris adalah:
1. Ketika pimpinan diluar kota dan ada jadwal atau janji baru yang ditulis pimpinan di buku agendanya sendiri, dan janji tersebut belum sekretaris catat di agendanya sedangkan janji tersebut dilakukan esok hari.
2. Banyak jadwal atau janji yang harus diatur sekretaris.
3. Sekretaris belum meng-up date pengetahuannya tentang teknologi karena sibuk dengan kegiatan kantor.
4. Catatan yang kurang lengkap.
5. Ketika pimpinan lebih banyak melakukan tugas atau temu di luar kantor, sekretaris mengambil alih semua sendiri dengan pantauan pimpinan melalui telephon.
6. Pimpinan sering rapat diluar kota dalam jangka waktu lebih dari 2 hari. Sehingga komunikasi pimpinan dan sekretaris menjadi tidak lancar.
13. MASALAH KHUSUS YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.
Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan. Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif.
Dalam masa pelatihan sekretaris junior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.
Masalah khusus yang dihadapi sekretaris adalah:
1. Beban kerja yang berat sehingga membuat stress.
2. Sekretaris memiliki keterbatasan dalam menghadapi perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Sulit memahami keinginan pimpinan yang memiliki watak tidak konsisten.
4. Ketidakcocokan gaya kerja bila pimpinan suka menunda kerja.
5. Mendapat kritik yang “tidak benar”.
6. Menjadi teman diskusi “masalah pribadi” pimpinan.
14. CARA MENGATASI MASALAH YANG DIHADAPI SEKRETARIS
Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan.
Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram.
Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:
a. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.
b. Mempelajari dinamika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Misalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita bmengikuti perubahan-perubahan tersebut.
c. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress.
Cara sekretaris mengatasi masalah umum yang terjadi adalah dengan:
1. Meningkatkan komunikasi dengan pimpinan ketika pimpinan sedang dinas di luar, dengan menanyakan apakah ada rencana temu janji baru dengan rekan bisnisnya.
2. Segera mencatat jadwal yang baru pada agenda sehingga tidak menumpuk pada note kecil.
3. Sebisa mungkin dikala senggang, sekretaris belajar sendiri dengan browsing di internet trend teknologi kerja terbaru.
4. Segera menyalin instruksi yang diberi pimpinan agar terhidar dari kehilangn informasi.
5. Harus siap mengambil alih dan menerima tugas saat pimpinan dinas keluar kota.
Selain mengatasi stress, sekretaris diharapkan dapat pula mengatasi masalahnya dengan:
1. Terus mempelajari perubahan dan perkembangan yang terjadi pada perusahaan.
2. Selalu belajar mengenali sifat dan watak pimpinan, dan berusaha memperbaiki sifat pimpinan dengan cara yang halus.
3. Jika bisa memberi contoh pada pimpinan dengan tidak menunda pekerjaan yang diberikan pimpinan, sehingga pimpinan bisa mencontohnya.
4. Belajar menerima kritikan. Jika kritikan tersebut tidak tepat sasaran maka bertanyalah pada pimpinan dimana letak kesalahannya.
5. Usahakan memberi batasan antara kerja dan pribadi. Jangan terlalu sering membahas hal pribadi dengan pimpinan. Jika pimpinan lebih dahulu yang berbicara dengan topic, maka sekretaris cukup menjadi pendengar saja tanpa aktif dalam percakapan tersebut.
15. ARTI PENTING SEKRETARIS BAGI KANTOR/INSTITUSI
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh peran sekretaris profesional dalam menjalankan ini.
Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan. Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
16. KOMITMEN SEKRETARIS
Seseorang yang tidak memiliki komitmen pada tugas hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh ketaatan pada norma-normal formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sanksi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggungjawab.
Berbeda halnya dengan orang yang memiliki komitmen pada tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penelesaian tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formaL, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Keahlian atau kompetensi sekretaris profesional ( sekretaris profesional ) dalam perkembangan era globalisasi yang cepat ini memaksa sekretaris profesional agar lebih banyak belajar dan mendalami ilmu pengetahuan. Kondisi yang demikian membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa sekretaris profesional meningkat, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan dari luar negeri seperti Singapura dan Malaysia.
Untuk itulah sekretaris profesional perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris profesional melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan atau peran sekretaris profesional yaitu :
a. Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
d. Mampu bekerja sama dalam kelompok
e. Memiliki Human Relation skills
f. Mempunyai komitmen pada tugas
g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
h. Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
i. Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
j. Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
k. Terampil dalam mengelola kantor
l. Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
m. Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
17. CARA SEKRETARIS MENERIMA TAMU
Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa. Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.
Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda. Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda.
Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi. Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan. Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda. Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya.
Pada waktu ditemukan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja .
Sekretaris harus mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu.
1. Berpenampilaln rapi, bersih dan segar
2. Berperilaku sopan dan ramah
3. Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan.
4. Menghapal nama tamu
5. Senang bergaul dan luwes
6. Menjadi pendengar yang baik
7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek.
8. Berlaku sopan dan hormat kepada tamu
9. Penuh semangat kerja
10. Pakailah nada suara yang enak dan jelas
11. Senantiasa bersikap tenang
12. Menangani tamu yang complaint secara professional
13. Duduk yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan.
14. Jangan menginterupsi pembiacaraan tamu
15. Tulus dalam melayani tamu
Sekretaris harus menghindari:
1. Mengobrol terus menerus
2. Berbicara dan tertawa terlalu keras
3. Duduk diatas meja
4. Melepas sepatu
5. Memotong kuku
6. Mengorek hidung dan telinga
7. Menambah lipstik, menyisir rambut dan memakai bedak
8. Menelpon berlama-lama
9. Mengintip atau mencuri dengar
10. Mengadakan jual-beli barang pribadi.
Menyapa adalah tugas yang harus dilakukan sekretaris saat bertatap muka dengan tamu, dilakukan secara sopan dan ramah, dengan senyum.
1. Menyapa selamat pagi / siang / sore / malam disesuaikan dengan waktu:
- Pagi : 08.00 s.d 11.00 WIB
- Siang : 11.00 s.d 15.00 WIB
- Sore : 15.00 s.d 18.00 WIB
- Malam : 18.00 s.d 24.00 WIB
2. Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai sebutan Tante/Om.
3. Bila sudah mengenal tamu maka sebutkan namanya.
4. Tanyakan apa keperluan tamu dan persilahkan mengisi tamu atau kartu tamu.
Ada beberapa tamu yang harus dapat dibedakan oleh sekretaris, yaitu tamu yang berkunjung pada pimpinan.
1. Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan.
a. Ketika pimpinan siap, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu masuk.
b. Kenalkan diri anda: “Saya adalah sekretaris Bapak Iwan”. Jika tamu tidak mengulurkan tangan untuk jabat tangan maka sekretaris tidak perlu menjabat tangan.
c. Dalam perjalanan ke ruang pimpinan, sekretaris berdiri disamping tamu agak kedepan dengan sikap tenang dan langkah yang mantap.
d. Sekretaris harus membukakan pintu atau menekan tombol lift.
e. Tunjukkan dimana ruang pimpinan.
2. Tamu tanpa perjanjian. Ada beberapa kemungkinan tamu yang datang tanpa perjanjian:
a. Ia adalah teman atau keluarga pimpinan.
b. Ia adalah selesman yang ingin menawarkan produk
c. Ia adalah tamu yang ingin meminta sumbangan.
d. Ia adalah relasi atau tamu rutin.
Beberapa petunjuk yang dapat dipakai sekretaris untuk melayani tamu asing yang baru dikenal:
1. Lebih baik bersikap formal daripada terlalu akrab.
2. Berbicara secara jelas dan perlahan.
3. Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat.
4. Sertakan penunjuk jalan atau penerjemah.
Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan dengan hati-hati dan disampaikan pada saat yang tepat. Dibawah ini petunjuk untuk mempertimbangkan bingkisan untuk tamu asing.
1. Bingkisan untuk tamu dari Eropa
a. Bila pertemuan diadakan dirumah pribadi seseorang, maka dapat diberi bingkisan berupa barang kerajinan perak.
b. Minuman beralkohol dan coklat,dan bungkuslah secara sederhana dan berilah kartu nama.
c. Jangan memberikan parfum pada istri tamu.
d. Hati-hati dengan pemberian bingkisan bunga karena mengandung berbagai makna, seperti bunga mawar bagi orang Eropa adalah untuk kekasih.
2. Bingkisan untuk tamu dari Arab.
a. Pemberian bingkisan sebaiknya diberikan setelah tamu-tamu yang lain datang agar tidak dikira suap.
b. Bingkisan dapat berupa barang untuk anak-anak, jangan berikan bingkisan untuk istrinya.
c. Orang Arab sangat menyukai produk Amerika dan Jerman.
d. Buku-buku yang dapat dimanfaatkan dikantor.
e. Hati-hati bila memberikan bingkisan bergambar bintang, karena ada yang haram.
f. Jangan memberikan bingkisan minuman beralkohol.
3. Bingkisan untuk tamu dari Cina.
a. Bingkisan dapat diberikan pada akhir perjamuan makan malam.
b. Jangan memberikan bingkisan berupa uang.
c. Jangan memberikan barang yang aneh-aneh.
d. Barang-barang yang dicetak dengan nama perusahaan sangat cocok dijadikan bingkisan.
4. Bingkisan untuk tamu dari Amerika Serikat
a. Barang-barang promosi kantor seperti agenda, kalender, bolpoint dan sebagainya.
b. Jangan berikan hadiah uang.
c. Untuk hadiah natal dapat diberikan wine, buah-buahan atau kue natal.
5. Bingkisan untuk tamu dari Amerika Latin
a. Diberikan setelah pembicaraan bisnis.
b. Barang-barang untuk keperluan kerja seperti kalkulator.
c. Mainan untuk anak-anak.
d. Hindarkan pemberian berupa pisau, saputangan, dan juga hindarkan warna ungu atau hitam karena melambangkan duka cita.
Walau maksud pemberian adalah baik dan mempererat tali silaturahmi, perhatikan budaya, hukum dan kebiasaan mereka karena berbeda dengan keadaan di Indonesia.
18. CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DI LINGKUNGAN KERJA
Sekretaris memiliki sikap yang luwes dalam pergaulannya baik didalam kantor maupun diluar kantor. Dalam berkomunikasi dilingkungan kerja, sekretaris harus memiliki sikap yang:
a. Bijaksana. Sekretaris harus bersikap hati-hati, pandai menjaga mulut, menentukan mana yang boleh dikatakan dan yang tidak boleh dikatakan.
b. Pertimbangan. Sikap mempertimbangkan secara rasional tindakan yang akan dilakukannya dengan menitik beratkan kepentingan orang lain di atas kepentingan pribadi.
c. Taktis. Sikap hati-hati dan pandai memilih kata-kata dalam berbicara sehingga membuat orang-oarng senang dalam berhubungan, misalnya: memilih kata-kata yang tepat dalam berbicara, sebelum bertindak, cermati dulu situasi dan kondisi pada saat itu, dan memberi komentar seperlunya yang bersifat membangun dengan memilih kata-kata yang tepat.
d. Memberi muka pada orang lain. Dilakukan dengan pura-pura tidak mendengar dan tidak mengetahui apapun. Misalnya pimpinan dimarahi oleh direktur dan kebetulan sekretaris ada disana, maka sekretaris dapat bersikap pura-pura tidak tahu.
e. Kesetiaan. Bersikap setia dan jujur terhadap pimpinan khususnya dan pada perusahaan pada umumnya. Loyalitas dapat ditunjukkan dalam tindakan: tidak licik, bukan penghianat, bukan pula pemfitnah, selalu siap membantu, tenggangrasa terhadap pimpinan dan orang lain.
f. Obyektif . sikap memiliki atau mempertimbangkan suatu masalah sikap haruslah rasional, jangan berdasarkan kepentingan atau perasaan diri sendiri. Menilai sesuatu berdasarkan fakta dan bukannya pada praduga.
19. CARA SEKRETARIS BERKOMUNIKASI DALAM ERA GLOBALISASI
Pada era globalisasi sekarang, tidak ada batas lagi antara negra, seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Kondisi yang demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih professional dengan tingkat kompetensi berstandar internasional dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Dengan kata lain, sekretaris Indonesia harus mempersiapkan diri, karena ia bukan hanya bersaing dengan sekretaris Indonesia, tetapi juga bbersaing dengan sekretaris dari Negara-negara asal investor.
Sekretaris harus mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas operasional kesekretarisan, yaitu:
a. Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusi
d. Mampu bekerjasama dalam kelompok
e. Memiliki human relations skills
f. Mempunyai komitmen pada tugas
g. Bertanggungjawab
h. Percaya diri
20. CARA PENGARSIPAN DENGAN SYSTEM POKOK ISI SURAT
System pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip. System pengarsipan (Filling system) ada 5 macam yaitu:
1. System Abjad
System abjad adalah system penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Istilah dalam pengarsipan:
- Pemakaian system nama abjad diambil dari nama si pengirim surat dan nama alamat yang dituju.
- Mengindeks adalah cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
- Indeks adalah saran untuk menemukan kembali dengan caraa mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukkan tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan yang lain.
- Unit adalah bagian dari kata yang memiliki pengertian sendiri atau bagian kecil dari suatu nama.
- Kode adalah tanda atau symbol yang diberikan atau yang dibutuhkan pada lembaran arsip (file) yang yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
- Koding adalah kegiatan memberikan tanda atau symbol pada arsip yang gunanya untuk menunjukkan isi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Peraturan mengindeks:
a. Dr. Dimas Eko Prasetyo → Prasetyo, Dimas Eko (Dr)
b. Dhita Wardhani → Dhita Wardhani
c. Dominikus Agus → Agus, Dominikus
d. W.S Rendra → Rendra, W.S
e. R.A Kartini → Kartini (R.A)
f. Laila binti Mustahar → Mustahar (binti), Laila
g. John Robert Powers → Powers, John, Robert
h. Leonardo Da Vinci → Da Vinci, Leonardo
i. Andy Lau → Lau, Andy
j. Mohamad Reza Pahlevi → Pahlevi, Mohamad Reza
k. PT. Feedmalindo → Feedmalindo, Perseroan
l. Warnet Maxima → Maxima, Warung Internet.
m. Bank Danamon → Danamon, Bank.
n. Departemen Pertanian → Pertanian, Departemen.
o. Papan Tulis → Papan Tulis
p. Hitam Bejo X Kuncoro
Prosedur system abjad:
Prosedur yang harus dilakukan untuk pegnarsipan surat adalah:
a. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.
b. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
c. Menetapkan judul surat.
d. Mengindeks tanda pengenal sesuai aturan.
e. Membuat petunjuk silang.
f. Member kode surat.
g. Menyortir.
h. Menyusun menurut abjad.
i. Menyimpan arsip.
Perlengkapan mengarsip system abjad:
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip system abjad adalah:
a. Filing Cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide yaitu untuk menyimpan dokumen dan surat-surat kantor.
b. Folder adalah temapt untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tanpa daun penutup.
c. Guide (Petunjuk) adalah petunjuk dan pemisah antara folder-folder. Bentuk guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
2. System Perihal
System perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk system perihal adalah:
a. Daftar indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang dilakukan di seluruh kantor dimana system ini diterapkan.
b. Perlengkapan menyimpan surat:
- Filing cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
c. Pemberian kode surat
d. Penyimpanan surat:
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
e. Menyimpan kartu kendali
3. System Nomor
Didalam system nomor ada 4 macam:
a. System nomor menurut Dewey (Sistem Desimal). System ini menetapkan kode surat berdasarkannomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam system ini adalah:
a. Perlengkapan menyimpan surat:
- Filing cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali.
b. System nomor menurut terminal digit. Didalam system ini, kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai system penyimpanan menurut terminal digit yaitu system penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
c. System nomor middle digit adalah kombinasi dari system nomor decimal dewey dan system nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang ada didepannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang ke sekian dalam map. Dalam system ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka di tengah, dua angka didepan dan dua angka di belakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol didepannya sampai mencapai jumlah angka enam. Cara penyimpanan surat sama dengan system nomer terminal digit.
d. System nomor soundex adalah system penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.
4. System Geografis
System geografis atau wilayah adalah suatu system penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Yang harus dipersiapkan dalam menerapkan system ini adalah:
a. Perlengkapan menyimpan surat:
- Filing cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
b. Penyimpanan surat melalui prosedur:
- Melihat tanda pembebas dalam suratm yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat telah diproses dan boleh disimpan
- Membaca surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat pada kartu kendali
- Menggolongkan surat menurut wilayahnya
- Menyimpan surat
- Menyimpan kartu kendali
c. Penemuan kembali
5. System Tanggal
System tanggal adalah system penyimpanan surat yang didasarkan pada tanggal surat diterima dan tanggal surat dikirim. Yang diperlukan untuk system ini adalah:
a. Perlengkapan menyimpan surat:
- Filing cabinet
- Di depan laci dicantumkan judul “Tahun”
- Guide sebanyak 12 buah
- Folder
- Kartu kendali
b. Pembagian dalam system tanggal:
- Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
- Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
- Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder).
c. Susunan guide dan folder dalam filing cabinet:
- Laci menggambarkan tahun
- Guide menggambarkan bulan
- Folder menggambarkan tanggal
d. Penyimpanan surat:
- Menetapkan kode surat sebelum disimpan
- Mencatat surat pada kartu kendali
- Menyimpan surat
21. PENYELENGGARAAN RAPAT
Salah satu tugas rutin sekretaris adalah membantu pimpinan mempersiapkan rapat, baik yang diadakan dikantor maupun di organisasi luar lainnya. Hal-hal yang harus dipersiapkan adalah:
a. Menyusun agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda. Sekretaris harus konsultasi dalam menyusun agenda rapat dan agenda disusun jauh hari sebelumnya dan dikirim pada calon peserta rapat.
b. Membuat dan mengirim undangan rapat.
Setelah agenda rapat dibuat, dapat ditentukan siapa saja yang akan diundang dan sekretaris dapat berkonsultasi pada pimpinan apakah ada penambahan anggota rapat lalu dikonfirmasikan pada pihak yang akan diundang sebelum undangan dikirim.
Sekretaris harus sudah memastikan tentang hari, tanggal, jam dan tempatnya. Undangan sebaiknya dikirim 2 atau 1 minggu sebelum hari H. sebaiknya undangan mencantumkan RSVP yang berarti setiap yang diundang harus mengkonfirmasikan kehadiran atau ketidakhadirannya. Sekretaris juga membuat daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa untuk dijadikan bahan penyusunan notula dan dokumentasi serta dapat mengetahui jumlah peserta yang hadir agar mudah disiapkan segalanya.
c. Tempat pertemuan / persiapan ruangan / persiapan peralatan
Sekretaris perlu memastikan berapa orang yang akan hadir dalam rapat resmi. Apabila jumlah peserta sedikit, maka dapat menggunakan conference room di kantor. Namun apabila melebihi jumlah kapasitas, maka dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Sekretaris harus memesan hotel, mengecek kapasitasnya, peralatan, konsumsi dan akomodasi.
Ada beberapa macam pengaturan layout ruangan rapat, yaitu:
1. Gaya kuliah/kelas: Cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
2. Gaya konferensi: Dimaksudkan agar semua peserta merasa diharagai dan menimbulkan semangat team work.
3. Bentuk huruf U: Cocok untuk rapat informal
4. Gaya Workshop: Cocok untuk diskusi kelompok
Sekretaris perlu mempersiapkan bahan-bahan seperti notula yang lalu, proposal rapat yang akan dibahas saat rapat, OHP, LCD, Sound System, Handy cam, tape recorder, blacknote dan ballpoint, name tag untuk peserta dan lainnya.
d. Menyusun sambutan untuk pimpinan
e. Menyusun notula
Sekretaris harus mengetahui apa kegunaan dari setiap rapat yang diadakan. Ada bermacam-macam kegunaan dari rapat, yaitu:
a. Forum diskusi untuk memecahkan masalah
b. Forum silaturahmi
c. Sarana bernegosiasi
d. Forum demokrasi
e. Brainstorming (sumbang saran)
f. Sarana berkonsultasi
Ada beberapa macam jenis rapat yang diselenggarakan oleh instansi swasta maupun pemerintah, yaitu:
a. Rapat tidak resmi
Rapat tidak resmi adalah rapat kecil dan tidak memerlukan persiapan istimewa. Biasanya rapat diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya di ruangan kantor pimpinan untuk mengevaluasi kegiatan dan hal-hal yang dianggap perlu dibahas bersama (merupakan sarana komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya). Walaupun rapat kecil, sekretaris harus tetap mempersiapkan sebaik-baiknya, antara lain:
- Menghubungi pimpinan apakah dapat hadir dalam rapat yang diadakan
- Memeriksa ruangan apakah sudah siap dipakai, termasuk dengan kursi dan alat-alat yang digunakan.
b. Rapat resmi
Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang penting dan menggunakan protokoler agar rapat dapat berjalan lancar. Jika dalam rapat terjadi perbedaan pendapat, maka pendapat mayoritas menjadi keputusan, tetapi pendapat minoritas tetap dilindungi dengan membatasi pembahasan pada pokok saja.
22. TEKNIK MENYUSUN NOTULA
Notula merupakan catatan atau laporan hasil pembicaraan atau keputusan dalam rapat atau pertemuan. Ada dua macam notula, yaitu:
a. Notula Harfiah adalah laporan atau pencatatan secara harfiah seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan ataupun menambahkan sesuatu kata apapun. Biasanya berbentuk stenografi atau penulisan kembali berupa rekaman, maupun kombinasi dari keduanya.
b. Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Untuk itu notulis harus mahir menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat mana yang relevan dan mana yang tidak relevan. Ia harus mampu menyedeerhanakan kalimat, meringkas dan mencatat dambil mendengar uraian berikutnya.
Seorang notulis membutuhkan beberapa macam hal, yaitu:
a. Kebutuhan informasi, berbagai jenis informasi, tujuan rapat, peserta rapat, struktur rapat, inti permasalahan, strategi rapat dan persyaratan lainnya.
b. Kebutuhan waktu. Notulis membutuhkan waktu untuk mempersiapkan diri, memahami bahasa teknis, subyek pembicaraan, mengolah datam menyusun dan memeriksa hasil akhir.
c. Kebutuhan tempat strategis. Notulis perlu mendapatkan tempat yang strategis, agar dapat menyimpulkan hasil pembicaraan. Sedapat mungkin notulis duduk berdampingan dengan ketua rapat.
d. Kebutuhan konsentrasi. Notulis membutuhkan konsentrasi yang cukup tinggi agar mampu mengatur dan merapikan data dalam jumlah besar dan dapat menilai seluruh data yang telah diperolehnya.
Syarat-syarat menjadi notulis professional antara lain:
a. Mampu mendenganrkan sekaligus menulis.
b. Mampu menyortir mana yang penitng dan mana yang tidak.
c. Mampu berkonsentrasi tinggi.
d. Mampu menulis cepat (stenografi/shorthand).
e. Mampu melaporkan secara obyektif.
f. Mempu memahami bahasa teknis dan menguasai materi.
g. Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula.
h. Mampu mengemukakan pemikiran secara ringkas dan cepat.
i. Menguasai metode pengolahan data.
j. Menguasai barbagai struktur rapat.
Ada sekretaris yang sekaligus menjadi notulis, namun ada pula yang tidak melibatkan sekretaris sebagai notulis. Apabila sekretaris mendelegasikan wewenang untuk penyusunan notula kepada seorang notulis, sekretaris dapat mengerjakan pekerjaan lainnya. Jika notulis hendak bertanya, maka dia harus bertanya pada sekretaris bukan pada ketua siding atau ketua rapat karena sekretarislah penanggungjawab penyusunan notula yang baik dan bermutu.
Ada bermacam-macam fungsi notula, yaitu:
a. Sebagai dokumen dan alat pembukuan
b. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen.
c. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
d. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
e. Sebagai dokumen.
f. Sebagai alat untuk rapat semu.
23. ETIKA DAN ETIKET SEKRETARIS
A. ETIKA SEKRETARIS
Istilah etika berasal dari kata Yunani “ethicos” yang berarti norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat membedakan hal yang baik dan yang buruk. Etika kantor adalah etika yang mengatur tentang perilaku dan watak yang baik dan benar didalam kantor. Sekretaris yang melakukan etika profesi akan bersikap:
a. Selalu dsiplin dalam tindakannya
b. Solider dan tenggangrasa
c. Berempati pada orang lain
d. Tidak egois
e. Terbuka dan mau dikritik orang lain
f. Bersedia memaafkan kesalahan orang lain
g. Sabar dan mampu menaha diri
h. Tidak menyebar gossip
i. Pandai membawa diri
j. Tulus ikhlas membantu orang lain
k. Berpikir rasional
l. Membesarkan hati teman yang kesusahan.
Hal-hal yang perlu dihindari sekretaris karena tidak sesuai dengan etika kantor adalah:
a. Membuat klik atau kelompok tertentu dengan sengaja untuk memusuhi rekan-rekan yang berbeda dengannya.
b. Sering datang terlambat dan pulang tergesa-gesa
c. Sering absen degnan membuat bermacam-macam alasan
d. Besantai ria.
e. Sering menggunakan telpon kantor
f. Menunda-nunda pekerjaan
g. Menjilat atasan
h. Memakai jam kerja untuk bersenda gurau
i. Malas merawat mesin-mesin dan alat kantor yang dipercayakan
j. Bermain games dikantor
k. Memakai fasilitas kantor tanpa ijin
l. Boros dalam pemakaian fasilitas kantor.
B. ETIKET SEKRETARIS
Etiket merupakan tata cara pergaulan manusia, aturan, tata karma dan sopan santun. Etika dan etiket haruslah saling melengkapi:
a. Etika menekankan pada prinsip-prinsip tentang tindaka moral yang benar
b. Etiket menitik beratkan pada tata cara pergaulan.
Beberapa contoh etiket, antara lain:
a. Tersenyum bersahabat pada semua karyawan
b. Perkenalkan diri pada rekan-rekan yang baru
c. Ramah, selalu seria
d. Tidak membosankan dan tidak mengganggu orang lain
e. Loyal pada kantor
f. Pandai menyimpan rahasia
g. Ikut memikirkan orang lain
h. Sukses bergaul dengan rekan sekantor
C. KODE ETIK SEKRETARIS
Kode etik sekretaris terdiri dari pedoman dan peraturan yang menjadi tonggak bagi sekretaris yang bermoral dan berwatak baik, berkepribadian menarik, bertutur kata dan bertingkah laku sesuai dengan profesinya. Beberapa contoh kode etik sekretaris:
a. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi.
b. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungan masyarakat.
c. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapat dan tidak menggunakan kerahasiaan informasi itu demi kepentingan pribadi.
d. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau melalui kerjasama dengan rekan-rekan seprofesi baik dalam tingkat nasional maupun internasional.
e. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam mapupun diluar negeri.
24. KEPRIBADIAN YANG COCOK UNTUK SEKRETARIS
Kepribadian sekretaris professional sering diidentikan seseorang sebagai watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha sekretaris yang mengatualisasikan jati dirinya. Kepribadian seorang sekretaris sangat penting untuk dibangun dan dikembangkan terus menerus guna untuk membangun profesionalisme seorang sekretaris. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris, yaitu :
a. Simpatik,
b. Kharismatik,
c. Bersikap dewasa dalam berpikir dan bertindak,
d. Luwes dalam pergaulan,
e. Sabar,
f. Bersemangat tinggi,
g. Kreatif,
h. Inisiatif,
i. Tekun,
j. Pandai berbicara dan lain-lain
Pola pikir seorang sekretaris professional yaitu:
a. Berpikir positif, adalah cara pandang sekretaris terhadap berbagai hal dan masalah dengan kacamata positif sehingga menghasilkan sesuatu yang positif juga.
b. Berpikir konstruktif, yaitu dengan membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun dan memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam kepesimisan dan ketakutan yang tidak beralasan.
c. Berpikir efektif, yaitu cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kecakapan yang dimilikinya. Sekretaris harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.
